Inom Härnösands bibliotek genomförs och bokas en mängd program med olika inriktning och målgrupper. Det är en stor mängd program och en mängd aktörer som jobbar med detta. Ett behov finns av rutiner kring bokningarna, för att underlätta för både de som bokar, tar emot bokningar och kommer till biblioteket som artist/föreläsare.

Syftet med projektet kring programverksamhet var att skapa tydlighet och rutiner kring bokning och arrangerandet av program. Med hjälp av verktyg och styrdokument kunde vi arbeta fram en väl fungerande, säker, inkluderande och medskapande programverksamhet. Målet var att alla som jobbar med programverksamhet i Härnösands bibliotek ska ha nytta av rutiner kring programbokning och att i ett senare skede, även övriga som jobbar i Sambiblioteket med programverksamhet. 

Det viktigaste målet i projektet var att ta fram rutiner kring bokning och arrangerandet av program i Härnösands bibliotek. De programriktlinjer som fanns sedan tidigare sågs över och allt uppdateras kontinuerligt. Även ett arbetssätt för medskapande och användardialog togs fram. Användardialog behövs för att vara relevant i samtiden, ta reda på användarnas behov för att möta upp dessa och för att få en aktuell omvärldsbevakning.

Under våren 2021 arbetade de olika programgrupperna med att planera programmet inför hösten, och detta gjordes med en undersökande arbetsmetod för att ta reda på vilka processer som skulle passa vår verksamhet på bästa sätt. Programgrupperna sammanställde sedan sina tankar kring framtiden för att skapa gemensamma rutiner för bokningar, bokningsunderlag samt uppdatera programriktlinjer.

Då programverksamheten under hela 2021 fick ställas in eller ställas om på grund av pandemin fortsatte arbetet in på hösten. Fler planeringsunderlättande åtgärder genomfördes. Ett exempel är att ett detaljerat årshjul skapades. I årshjulet finns återkommande dagar och veckor såsom Regnbågsveckan, samernas nationaldag 6 februari, romernas nationaldag 8 april, kvinnodagen 8 mars och mycket mera.

Mot slutet av projekttiden infördes en ny organisationsstruktur på Härnösands bibliotek. Personalen arbetar nu i två team som tilldelats varsitt övergripande ansvarsområde i verksamheten: läsfrämjande samt digital delaktighet och demokrati. Av denna anledning blev det naturligt att även programplaneringens arbetssätt sågs över ytterligare en gång, med de lärdomar i ryggen som projektåret bidragit till. I december 2021 bildades en ny planeringsgrupp för programverksamheten hörande till Härnösands bibliotek, och därtill en kommunikationsgrupp, bland annat för att samordna marknadsföringen som hör till. De båda grupperna består av representanter från samtliga team för ett heltäckande program som strävar mot målen i biblioteksplanen.

När teamen och arbetsgrupperna bildades föll de sista bitarna på plats för en välfungerande programplanering och god kommunikation mellan de olika verksamheterna som samarbetar kring det hela.

Rutiner har tagits fram, tillika bokningsunderlag för enklare översikt och dokumentering inför marknadsplanering.

Efter projektets avslut har nu alla som jobbar med programverksamhet god överblick och insyn i arbetets olika delar.

Har du förslag på program eller samarbeten, eller bara frågor om projektet?

Kontakta

Projektledare Linda Thorén

E-post: linda.thoren@harnosand.se